Waarom wordt de release datum van de nieuwe website en webwinkel voor de onderneming steeds verschoven? Waarom wordt de livegang van een nieuw ERP systeem wederom uitgesteld? Waarom zitten er zoveel onvoorziene uren in het project van de machinebouwer die een order binnen heeft gesleept voor de grootste serie gelijkwaardige apparaten in haar geschiedenis? En waarom worden de nauwkeurig berekende efficiency verbeteringen na de kostbare herinrichting van de fabriekshal bij lange na niet gehaald?
De ervaring leert dat bedrijfsbrede projecten met een strategisch belang, waarin kennisgebieden of technologieën voorkomen die onbekend zijn voor de onderneming en qua inhoud ook duidelijk buiten de dagelijkse operatie vallen, meestal toch worden benaderd in planning en uitvoering alsof het om een regelmatig voorkomend project gaat waarvan alle bijzonderheden bekend en beheersbaar zijn.
Een begin vol goede moed
Een voorbeeld illustreert dit: een machinefabriek wil graag softwarematige intelligentie toevoegen aan haar machines om zo haar efficiëntie binnen het productieproces te verhogen. Door analyse van data hoopt men onder meer bottlenecks in de productie op te lossen en buffers te verlagen. Alle andere zaken die verbeteren zijn een mooie bijvangst! De kennis van verspanende productietechnieken zijn in ruime mate aanwezig binnen de organisatie; kennis van industriële automatisering en software moeten worden ingekocht.
De werkwijze is op voorhand helder: als eerste wordt een keiharde opleverdatum en dito budget vastgesteld. Vervolgens wordt een uit de organisatie afkomstige projectleider aangesteld die het project naast zijn dagdagelijkse werkzaamheden mag gaan uitvoeren. De projectleider zet alle benodigde activiteiten lineair en sequentieel opvolgend uit in een goed stuk planningssoftware. Implicaties van verschuivingen in de planning zijn zo meteen zichtbaar! Zorgvuldig worden de interne en externe teamleden gekozen: stuk voor stuk mensen die lijken te weten waar ze het over hebben. Ook worden ruime tijd- en materiaalbuffers ingebouwd om onzekerheden die zich voordoen tijdens het project te kunnen mitigeren. In overleg met inkoop worden de beste toeleveranciers geselecteerd. Een kick-off meeting zet de neuzen van alle stakeholders in dezelfde richting en vol goede moed wordt afgetrapt met het project. Er is alle vertrouwen, de zaken zijn goed voor elkaar!
Het projectteam bestaat uit de projectleider (tevens hoofd productie), productie engineers, planners en externe hard- en softwareontwikkelaars elk met hun eigen expertise.
Problemen en vertragingen
Naarmate het project vordert, beginnen de teamleden te merken dat het systeem, onverwachte gedragingen vertoont. Bij tests blijkt dat de software niet alleen de productieprocessen optimaliseert, maar ook nieuwe onvoorspelbare fouten introduceert. Dit gedrag leidt tot vertragingen en frustraties binnen het team.
De problemen worden verergerd door de niet-lineariteit van het systeem. Een kleine wijziging in de software leidt tot een grote verstoring in de productie. Dit zorgt voor een domino-effect: als één onderdeel niet goed functioneert heeft dat gevolgen voor de hele lijn. De productie engineers zijn verbijsterd; wat ze als een kleine aanpassing beschouwen, resulteert in grote verstoringen.
De onvoorspelbaarheid van het proces wordt steeds duidelijker. Tijdens een belangrijke demonstratie voor de directie viel het proces onverwacht volledig stil. Dit leidde tot een crisis in het project.
In een poging om de situatie te verbeteren, besluiten de teamleden om zelforganiserend te werk te gaan. Ze splitsen zich op in kleinere groepen, elk gericht op een specifiek probleem. Deze aanpak leidt aanvankelijk tot creatieve oplossingen, maar ook tot verwarring, omdat de verschillende groepen niet goed communiceren. Inmiddels zijn de leveranciers genoodzaakt om veel extra gemaakte uren te factureren.
Terwijl sommige leden optimistisch zijn over de nieuwe benaderingen, zijn anderen sceptisch. Deze tegenstrijdige feedback leidt tot conflicten en een gebrek aan duidelijke richting. Het team is verdeeld en de motivatie neemt af, wat de voortgang van het project nog verder vertraagt en tot vervolgens, na lange overschrijding van de oorspronkelijke leverdatum en budget, helemaal tot stilstand brengt.
Complexe systemen
De bekende auteur Michael Crichton, bekend van de bestseller Jurassic Park, beschrijft dat bovenstaande verschijnselen en gedragingen de kenmerken vertonen van een complex systeem. Crichton verklaart dat interactie met dit fenomeen ons zekerheid ontneemt en dat juist de vertoonde onvoorspelbaarheid een fundamenteel kenmerk is van complexe systemen. Hij merkte ook op dat complexe systemen uiterst gevoelig zijn voor de uitgangsvoorwaarden. Dit betekent dat kleine veranderingen na verloop van tijd tot zeer verschillende uitkomsten kunnen leiden. Ook omvatten de zichtbare gedragingen van een complex systeem zogenaamd emergent gedrag, waarbij het systeem als geheel eigenschappen vertoont die niet (vooraf) af te leiden zijn uit de afzonderlijke onderdelen.
Crichton stelt verder (geparafraseerd):
Het managen van een complex systeem vereist constante her-planning en her-evaluatie.
Maar ook:
Nederigheid en de bereidheid om fouten toe te geven en van koers te veranderen aangezien men vaak ongelijk heeft bij het omgaan met dergelijke systemen.
Het is dus zaak om bedrijfsbrede projecten met een strategisch belang waarin kennisgebieden of technologieën voorkomen die onbekend zijn voor de onderneming te benaderen als een complex systeem.
Door een projectleider aan te stellen in de rol van zowel master planner, onderhandelaar en regelaar kunnen complexe systemen beheersbaar worden en worden gemanaged. Dit gebeurt onder andere door voortdurend testen, (her)plannen, (her)evalueren en het coördineren van alle activiteiten binnen het project, waarbij een sterk holistische aanpak is vereist.
Specifieke aandacht moeten worden besteed aan de initiële fase van het project. Dit wordt ook wel het kwartiermaken of pionieren genoemd. Complexe systemen zijn immers uiterst gevoelig zijn voor de uitgangsvoorwaarden en gedurende het hele project dienen deze als de onwrikbare basis.
Staat er een dergelijk project op stapel en ben je geïnteresseerd in mijn visie en ervaring met deze materie? Neem gerust contact met mij op!